Ce logiciel est un outil de calcul qui a été développé pour les comptables ; son but est donc avant tout le traitement des nombres. Il doit son nom à l'aspect de la feuille de calcul qui se présente sous la forme d'un vaste tableau quadrillé de lignes et de colonnes.
Aux opérations de bases (+, -, *, /) se sont ajoutées des fonctions plus compliquées et plus spécialisées. Ces fonctions sont du domaine de la finance, de la logique, des statistiques, mathématiques, bases de données, et permettent même d'effectuer des opérations sur du texte.
Les tableurs permettent également de mettre en forme les résultats et de les présenter à l'aide de fonctions qui s'apparentent aux fonctions les plus simples d'un traitement de texte (choix des polices de caractères et des tailles, choix de la graisse, choix des alignements). On peut donc présenter ses résultats - presque - aussi bien qu'avec un traitement de texte, mais en gardant toutes les possibilités de calcul.
Alors que les premiers tableurs (Visicalc, 1981) offraient une seule feuille de calcul de 256 lignes et de 16 colonnes, les tableurs modernes offrent plusieurs feuilles reliées entre elles, chacune de 32000 lignes par 256 colonnes... ! Tout n'est bien sûr pas visible à l'écran, ni même sur imprimante, mais cette abondance de place permet de faire des calculs intermédiaires, mettre des commentaires ou des explications qui n'intéressent que le programmeur. Seuls les résultats intéressants seront visibles et/ou imprimés.
Le tableur est un outil de programmation, c'est-à-dire que l'on va donner des instructions à la machine pour qu'elle effectue certaines tâches. Ces instructions peuvent être simples, comme la somme des nombres contenus dans deux cellules, ou très compliquées. Une feuille bien programmée permettra par exemple à une secrétaire de n'entrer que le code d'un article et la quantité désirée pour que la facture sorte sur l'imprimante prête à être envoyée.
Nous n'en sommes pas encore là.
Voici l'écran que l'on découvre à l'ouverture de Star Office Calc.
L'écran d'accueil de StarOffice Calc présente, comme toutes les applications sous Windows, quelques similarités avec celui du traitement de texte. La barre de programme, qui nous indique que l'on se trouve dans Calc et qui, si on est en plein écran, fait figurer le nom du classeur actif. Par défaut, ce dernier s'appelle « Sans nom1 ». Il est composé de plusieurs feuilles de calcul (3 par défaut, mais on peut en rajouter (clic droit, Insérer), chacune accessible par les onglets en bas à gauche de la fenêtre. On peut avoir par exemple un classeur pour sa comptabilité avec une feuille pour les comptes de chaque année.
La barre de menu, du moins dans sa partie gauche est très familière. Sous « Fichier », on trouvera « Nouveau », « Ouvrir », « Enregistrer », « Enregistrer Sous », « Fermer » et « Quitter ». Sous « Edition », on aura les « Couper, Coller, Copier... ». « Format » devrait nous permettre d'accéder à la taille des caractères, des cellules... Le nom des autres entrées de la barre de menu est suffisamment explicite pour que l'on se fasse une idée de ce qu'elles contiennent.
La barre de boutons offre aussi de nombreux éléments familiers. On aura reconnu le bouton « nouvelle feuille » (légèrement différent de « nouveau fichier » dans StarWriter), les boutons « Ouvrir, Enregistrer, Imprimer, Couper, Copier, Alignement à gauche, au centre ou à droite »... Quelques boutons spécifiques comme qui permet d'effectuer une somme ou qui permettent de formater les résultats obtenus en affichage monétaire, en pourcentage, ou de d'augmenter le nombre de chiffre après la virgule
La barre d'outils située immédiatement au dessous de la barre de boutons est fondamentale. A gauche, on peut y lire la référence de la cellule active (cf. plus bas) et l'on voit à droite de cette case de référence, le contenu de la cellule. Ceci est tout à fait nouveau par rapport au traitement de texte : on n'écrit pas directement dans la cellule, mais toujours dans cette case. Le contenu de celle-ci sera interprété, éventuellement calculé s'il s'agit d'une formule (comme ici), et transféré dans la cellule lorsqu'on appuiera sur « Entrée ». Cette case intermédiaire est nécessaire, car une cellule ne peut afficher en même temps un résultat et la formule qui a servi à obtenir ce résultat.
La feuille de StarOffice Calc est divisée en 32000 lignes horizontales, et 256 colonnes verticales. L'intersection d'une ligne et d'une colonne s'appelle une cellule (tramée en gris sur l'image ci-dessus). La cellule active est, elle, encadrée d'un double trait avec un tout petit carré dans le coin inférieur droit (dans l'image ci-dessus, la cellule active est celle qui est en haut à gauche de la feuille de calcul où on peut lire « 11 »). C'est le contenu de cette cellule qui est affichée au dessus : il contient la formule « =8+3 ».
Chaque cellule est référencée par son numéro de ligne et de colonne. Les colonnes s'appellent A, B, C, ...AA, AB... jusqu'à IU, IV. Les lignes sont, elles, numérotées de 1 à 32000. La lettre de la colonne précède le numéro de ligne. La cellule active dans mon exemple s'appelle donc B3 ; la cellule en gris est elle la cellule D8.
On peut également faire référence à une cellule par un nom qu'on peut lui donner. Ceci se fait par le menu « Insertion, Nom, Définir ». On donne le nom que l'on veut à la cellule active et ensuite on peut faire référence à cette cellule par ce nom.
Exemple. Je tape en cellule AA1645 le nombre « 0,206 ». Plutôt que de me souvenir de la référence de cette cellule, je peux lui donner le nom, par ex., de TVA. Par la suite, pour calculer n'importe où dans mon tableau un prix TTC, je pourrai taper la formule « =100 * TVA » (où 100 serait le prix HT) et j'obtiendrai « 20,6 ». Nommer les cellules rend la relecture des formules bien plus claire. Cette démarche est également applicable à une « plage de cellule ». On pourra par exemple rentrer sur deux colonnes et plusieurs lignes la table de correspondance entre le code d'articles et leurs descriptions, sélectionner à la souris toute cette plage de cellules et nommer cette plage « codes ». Chaque fois que j'utiliserai le nom « codes », je ferai référence à cette plage. Cette manière de procéder est bien plus claire que les références ligne-colonne qui dans le cas d'une plage commençant à la cellule BC234 et finissant en DE432 nous oblige à écrire « BC234:DE432 ».
Comme dans StarWriter, on peut sélectionner une cellule (ou une plage de cellules) à la souris (on clique, on reste « cliqué » et on « tire ») ou avec les touches de direction (plus la touche « SHIfT » (« MAJ ») enfoncée).
Déplacement dans le tableur.
On peut se déplacer aussi avec les moyens classiques, la souris, l'ascenseur, le tapis roulant, les touches de direction, les touches « PgUp » ou « PgDn »...
Calc utilise le bouton droit de la souris pour offrir un menu contextuel, c'est-à-dire un menu qui n'offre que des options possibles sur la cellule active.
| Ainsi, dans l'exemple ci-contre, un clic avec
le bouton droit de la souris a déroulé ce menu. On pourra
couper le contenu pour l'effacer et aller le placer ailleurs
(=...#160;déplacer), on pourra le copier pour le
«dupliquer» ailleurs, on pourra insérer une nouvelle
cellule, supprimer la cellule active, en effacer le contenu ou bien
le mettre en forme. Mais on ne pourra rien y coller. « Collage
spécial » nous permet de coller, par exemple, uniquement
le format, ou uniquement la formule ou au contraire uniquement le
résultat de la formule (sans celle-ci). Attention : bien cliquer sur la cellule désirée ; une erreur fréquente consiste à sélectionner une cellule, déplacer légèrement la souris et cliquer sur le bouton droit. |
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On peut entrer trois types de données dans un tableur.
Les données alphanumériques : il s'agit de toutes les informations textuelles dont on a besoin pour comprendre les résultats. Pour une facture, il s'agira du nom de l'entreprise, du nom du client... Normalement ces données ne subissent aucun traitement, si ce n'est du formatage (Police, taille, graisse...)
Les données numériques : ce sont tous les nombres qui vont servir de base aux traitements. Ils peuvent être des notes d'élèves dans un calcul de moyennes, des prix hors taxe de produits...
Les formules : elles doivent TOUJOURS être précédées du signe « = » (égal). Elles peuvent être de simples opérations « =A2*A3 » (qui multiplie le contenu de la cellule A2 par celui de A3), ou bien elles peuvent faire appel à des fonctions financières, mathématiques, statistiques... très élaborées. La liste de toutes ces fonctions se trouve dans le menu « Affichage », « Définir une fonction ». On choisit dans la liste de droite le type de fonction désiré et les fonctions existantes de ce type s'affichent sur la liste de gauche. De l'aide est disponible.
On pourra présenter le contenu d'une cellule ou d'une plage de cellules (préalablement sélectionnée) à l'aide des outils de formatage que l'on trouve soit dans le menu « format », soit dans le menu contextuel.
Nous l'avons déjà mentionné, les calculs intermédiaires (recherche automatique de correspondance entre codes d'articles et désignations ...) se font dans une partie du tableau que l'on ne voit pas à l'écran. Il n'y a pas de règles pour dire où les mettre. On les place généralement assez près de la zone d'affichage, à une adresse facile à retenir (nous avons vu cependant qu'il était préférable de les nommer : un nom est bien plus facile à retenir qu'une référence). On ne les inclura pas lorsque l'on définira la zone d'impression (Menu format, zones d'impression).
Calc offre de nombreux types de format prédéfinis pour les nombres, les dates..., format monétaire... Ils conviennent la plupart du temps, mais il faut savoir qu'on peut les modifier. Si on tape 02/03/2004, dans la case de saisie, on pourra (si on est dans une case dont le format a été déclaré comme nombre) avoir la surprise en appuyant sur « Entrée » de lire 38048 dans la cellule (ceci veut dire que le 02 mars 2004 est le 38048° jour depuis le 1° janvier 1900). un clic droit sur cette cellule, et on choisit « format de cellule », puis « date ». Si on choisit un format, par ex. jj/mm/aa, ce format (qui nous afficherait 02/03/2004 s'inscrit en bas de la boite de dialogue dans une case marquée « description de format ». Un clic de souris sur cette case, et on peut le changer. La table suivante nous donne à la fois le code de format, et le résultat obtenu (pour la date tapée : 02/03/2004)
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On ne peut rentrer qu'une ligne par cellule, et si cette ligne est plus longue que la cellule, elle sera tronquée. Solution : Cocher la case « Renvoi à la ligne automatique » dans l'onglet affichage du menu « format de cellule » (clic droit sur la cellule). Inconvénient : toute la ligne se verra affectée la hauteur de cette cellule !
Attention : Quelques fois après mise en forme d'une cellule, on a la surprise de voir que le contenu a été changé en « #### » ! Pas de panique ! Les dièses indiquent simplement que la cellule est devenue trop petite pour en afficher le contenu. Il suffit d'aller au sommet de la colonne, placer le curseur de la souris sur le bord droit et double-cliquer. Tout reviendra dans l'ordre.
Il peut donc parfois être utile de définir une « Zone de texte » dans la feuille, ce qui nous permettra d'y taper du texte à la manière d'un traitement de texte. Cliquer sur le bouton
puis sur le « grand » T (le petit est amusant, essayer !) et définir à l'aide de la souris une zone (clic à l'endroit où on veut que la zone commence, puis on « tire » jusqu'à l'endroit où on veut qu'elle se termine) dans laquelle on pourra taper du texte. Cette zone est « déplaçable », re-dimensionnable... (tout à la souris) et n'affecte pas la taille des cellules qu'elle recouvre.
La mise en page se fait juste avant l'impression. Ce sous menu du menu « Format, Page » ouvre une boite de dialogue nous demandant différents renseignements. Naviguer dans les différents onglets pour en voir toutes les possibilités.
A noter la possibilité d'ajuster la feuille de calcul à une feuille d'imprimante ; ceci est très utile si notre feuille est un petit peu plus grande que le format d'imprimerie habituel. (onglet « Classeur »)
On peut également centrer la feuille de calcul verticalement et / ou horizontalement. Faire des essais, et toujours passer par « Aperçu avant impression ». On évitera le gaspillage de papier (et c'est plus rapide qu'une impression).
Pour présenter ses données en graphiques, il suffit de toutes les sélectionner et de cliquer sur le bouton graphique (le camembert dans la marge de gauche)
On peut alors choisir entre de multiples formes de graphiques (histogrammes, camembert...) de couleurs de barres, de titre, de texte...). Si par la suite on change des données, les graphiques seront automatiquement mis à jour.