Publipostage

(aussi connu sous le nom de "mailing")

Contenu

• Constitution d'une base de données
• Déclaration d'une base de données
• Lettre type
• Impression
• Avancé : les accords
• Avancé : les sélections

Dans le texte ci-dessous, les mots in italiques devront être remplacés par vos paramètres personnels. Par exemple, quand je vois « tapez VotrePrénom VotreNom » je taperai « Jacques Dupraz ».

A. Constitution d'une base de données.

Faire une base de données sous Star-office classeur avec 6 colonnes : nom, prénom, rue, cp, ville, sexe

Remplir 5 noms, en variant la ville et le sexe des personnes

Enregistrer cette base (mes_adresses.sxc).

B. Déclaration de la base de données.

Dans le menu Outils, choisir « Sources de données »

Cliquer sur « nouvelle source de données » et à gauche dans « nom » tapez par ex « base_de_votreprenom »
Dans « type » choisissez « classeur »
Dans URL, choisissez le fichier que vous venez d'enregistrer (cf n° 3)

Fermer en faisant OK

C. Saisie de la lettre type.

Ouvrir un nouveau document texte.

Tapez le texte suivant Monprénom MonNom Marue MonCP Maville (Espacement de 2 cm) ligne vide ligne vide ligne vide (Espacement de 2 cm) Bonjour Je vais passer à Puis-je venir te voir ?

Cliquer sur le bouton « Base de données » dans la barre d'outils verticale à gauche de l'écran (voir image ci-dessus).

Une nouvelle fenêtre s'ouvre au sommet du document :

Développer les menus comme ci-dessus (cliquer sur les « + ») et sélectionner Feuille1

Dans la partie droite de la fenêtre s'ouvre la base de données.

Cliquer sur le bouton « Prenom » de cette fenêtre et le faire glisser dans le document sur la première ligne vide. Le mot « Prenom » apparaît en gris entre deux ...lt; ...gt; . Prendre le bouton « Nom » et le faire glisser derrière le champ « Prenom ».

Faire de même avec les champs « Rue », « CP », « Ville ». Finir en faisant glisser le champ « Prenom » derrière « Bonjour » et le champ "Ville" derrière "passer à".

D. Impression.

Dans la barre d'outils « Base de données » cliquer sur le bouton « Mailing »

La fenêtre suivante s'ouvre :

Cliquer sur les boutons radio

• « Tous »
• « Fichier » (On ne choisit pas « imprimante » en cours pour ne pas gaspiller de papier).
• « Saisie manuelle ». Dans le champ attenant, taper « test_mailing ».

Cliquer sur « OK ».

Vous pouvez aller vérifier dans l'explorateur. Vous aurez 5 fichiers « test_mailing0, test_mailing1 »... que vous pourrez ouvrir pour voir le résultat.

Les accords

Le publipostage permet de produire des lettres personnalisées, mais un des problèmes qui va se poser nous français, est celui des accords. En effet le traditionnel "Cher" du début d'une lettre peut s'écrire "Cher" mais aussi "Chère", voir "Chers" ou Chères" !
Comment traiter ce problème ?

1. La première chose à faire est de prévoir dans sa base de données, lors de la conception, un champ "sexe" dans lequel on indiquera pour le moins si la personne d'un enregistrement est un garçon ou une fille, ce qui pourra se faire par un "M" ou un "F". On pourra éventuellement y mettre un "P" s'il s'agit de plusieurs personnes (mari et femme, entreprise...)
2. 
   
3. Ensuite, à chaque endroit où un accord doit être fait, il faudra ajouter un champ conditionnel.
   En voici le principe:
   
   • SI le champ "sexe" est égal à "M", ALORS écrire "Cher" SINON écrire "Chère".
     (N.B.: cette formule ne marchera que si vous avez des M ou des F. Si vous avez une 3° valeur, il faudra imbriquer une seconde condition).
   • 
     
     
   • Pour ce faire :
     Après avoir ouvert la fenêtre "Source de données " (cf. plus haut "Saisie de Lettre type" ), dans le menu "Insertion", choisir "Champs" puis tout en bas, "Autres". Cela ouvrira la fenêtre suivante.
     
     
     
     Faire glisser le bouton "sexe" de la source de données dans la plage "condition" de la nouvelle fenêtre. Il apparaît entre crochets [], précédé du nom de la source de données). Rajouter derrière, en majuscules, les lettres "EQ" (= "EQual") suivies, entre guillemets, de la valeur que l'on veut tester (ici "M").
     Entrer ensuite le texte à afficher si la condition est vraie (ici "Cher") puis le texte à afficher si la condition est fausse (ici "Chère").
     Cliquer sur "Insérer" puis sur "Fermer".
   • 
     
     
   • Astuce: pour les participes passés et les adjectifs qui prennent simplement un "e" au féminin, plutôt que de taper le mot en entier, on peut taper simplement "e" dans la case sinon. Si l'enregistrement est masculin, rien ne sera rajouté, sinon un "e" sera accolé à la fin du mot. Il suffira par la suite de coller le champ conditionnel obtenu à la fin des adjectifs à accorder.
4. 
   

Le texte qui nous permettra d'obtenir des lettres semblables aux deux lettres ci-dessous
Mon cher François,
Il y a longtemps que je ne t'ai vu...#160;; j'espère que tu es guéri et que tu es rentré à la maison.

ou
Ma chère Françoise,
Il y a longtemps que je ne t'ai vue...#160;; j'espère que tu es guérie et que tu es rentrée à la maison.

aura cet aspect-ci :

Les sélections

Dans cette partie nous allons voir comment envoyer notre lettre type uniquement aux hommes, par exemple.

Dans la partie gauche de la fenêtre "Source de données", cliquer droit sur "Requête" et choisir "Nouvelle requête (mode ébauche)". La fenêtre suivante va s'ouvrir :



Double-cliquer sur le "Feuille1", ce qui fera apparaître le nom des champs de cette feuille.
Dans la partie basse de la fenêtre, qui ressemble à un tableau, un clic sur la première cellule fera apparaître une petite flèche donnant accès à la liste des champs.
Choisir le champ "Sexe", et taper dans la cellule "Critère" un "M". (pour des requêtes plus compliquées, on pourra par la suite remplir les champs en dessous en les joignant par des "OU". Par exemple, on pourra dire, pour le code postal, 74 OU 01 si on veut envoyer notre lettre uniquement aux gens de la Haute Savoie et de l'Ain)
Ensuite cliquer dans chacune des colonnes suivantes pour faire apparaître les champs dont on a besoin dans notre lettre. La case visible apparaîtra cochée dans la colonne. La fenêtre doit ressembler à celle-ci :



On exécute la requête définie dans le tableau ci-dessus en cliquant sur le bouton "Exécuter la requête" ! (le premier à gauche dans la figure ci-dessous)



A ce moment, on verra s'afficher une nouvelle table de données ne comprenant que les hommes. La table que j'avais créée plus haut, aura maintenant cet aspect-ci :



Reste à enregistrer cette requête, en cliquant sur le bouton "Enregistrer" de la barre d'outils ci-dessus (bouton avec l'image d'une disquette). On lui donnera le nom "Hommes"



et on peut fermer la fenêtre (le "X" en haut à droite).

De retour dans la fenêtre où nous avons tapé la lettre type, on cliquera non plus sur "table" mais sur "Requêtes" et puis sur "hommes". On s'aperçoit que la liste des enregistrements a changé et ne comporte plus que des hommes. On peut donc maintenant imprimer tous les enregistrements comme on l'a fait plus haut. (paragraphe "Impression")

Remarque. Cette requête ("hommes") est enregistrée et si je veux refaire une autre lettre dans un mois et ne l'envoyer qu'aux hommes, il me suffira de cliquer sur "Requêtes" et de choisir "Hommes". Je peux ainsi prévoir plusieurs requêtes qui me serviront par la suite, même si je rajoute des enregistrements dans ma base de données principale.